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Reseña

Aplicación Docutain en la prueba: escanee y administre documentos

by 20. noviembre 2020
Ya sean facturas, albaranes, recetas u otros documentos, con "Docutain" los documentos se pueden escanear y gestionar en un abrir y cerrar de ojos, de modo que estén disponibles en cualquier lugar. Eché un vistazo más de cerca a la aplicación de gestión de documentos de INFOSOFT GmbH con sede en Koblenz.

Prueba: Docutain

Docutain Best Scanner App 2019

Privacidad y seguridad

Antes de instalar la aplicación, quería saber cómo Documentar maneja los datos y qué autorizaciones de acceso requiere la aplicación.

Docutain es una aplicación "Hecho en Alemania" y viene del INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH basado en Koblenz. La empresa es transparente en el manejo de los datos.

Todos los datos serán exclusivamente local almacenado en el dispositivo final y también puede ser accedido por el usuario con un Cifrado ser proporcionado. El cifrado evita que terceros lean los documentos en texto plano. Si carga los datos de la aplicación encriptada en la nube, no tiene que preocuparse de que terceros con acceso a la nube también tengan acceso a los documentos. La clave que se usa para el cifrado es una clave ingresada por el usuario durante la configuración inicial Contraseña generado. Esta contraseña debe recordarse bien, porque para que Docutain pueda garantizar al usuario la máxima seguridad, la contraseña nunca se almacena con Docutain. Por lo tanto, no hay forma de restaurar la contraseña si se pierde.

Estadísticas e informes de errores para el uso de la aplicación se guardan en Microsoft App Center. La recopilación de dichos datos de análisis es común, pero es anonimizada y no contiene ningún dato personal.

El permisos de acceso La aplicación incluye la cámara, que se utiliza para escanear documentos, la memoria, para almacenar los documentos escaneados y el acceso a Internet, si desea transferir datos a la nube.

Finalidades y funciones

Escaneo fácil y rápido

Docutain promete con cualquier tipo de documento pasar por. Los ejemplos de aplicación son:

  • Digitalización de facturas y recibos
  • Gestión de contratos de cualquier tipo
  • Escanear y administrar recetas de periódicos o capturas de pantalla
  • Resumen de instrucciones de funcionamiento
  • Digitalización de tareas y hojas de trabajo

Entonces, para una prueba, tomé una carpeta y escaneé diferentes tipos de documentos.

El primer escaneo fue sorprendentemente rápido y fácil. Sostenga la cámara de su teléfono inteligente sobre el documento, espere a que aparezca la superposición verde y Docutain hará el resto. en el modo automático activa la aplicación con una alineación perfecta sin la intervención del usuario. en el modo manual el usuario, como su nombre indica, tiene que accionar el botón de liberación él mismo.

Las condiciones ideales de iluminación o un fondo de alto contraste no son un requisito previo. El escaneo funcionó sin obstáculos en la mayoría de los casos. Si la distancia al documento es incorrecta, la aplicación aconseja al usuario que mueva la cámara más cerca del documento. El afilado, corte y alineación se realiza en el posprocesamiento automático. Por supuesto, también es posible realizar su propio procesamiento (corte, rotación, filtrado).

Administración integral

Los documentos escaneados se pueden enviar con Metadatos (Nombre, fecha, palabras clave, dirección, monto, relevancia fiscal) y después Tipos de documentos Categorizar (facturas, recetas, certificados, etc.).

Al igual que en una carpeta clásica, solo digital, todos los documentos almacenados en Docutain se pueden buscar utilizando los metadatos proporcionados. Con la ayuda de OCR (reconocimiento de texto) incluso es posible buscar directamente en el contenido de texto de los documentos. Además, los documentos se pueden compartir como un PDF o una imagen (JPG) con capacidad de búsqueda desde la aplicación.

PDF y nube

En principio, Docutain guarda todos los documentos en un formato de archivo que solo se puede abrir con Docutain. los Exportar a formato PDF se puede activar a través de la configuración, pero no está disponible para los usuarios de la versión Pro.

Una función práctica para poder utilizar Docutain en todos los dispositivos desde cualquier lugar es la Conexión a la nube. Se admiten los siguientes proveedores de nube: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud y ownCloud.

iOS, Android y Windows

Docutain se puede instalar en prácticamente cualquier dispositivo. Los usuarios de Apple iOS y Android pueden usar la aplicación completamente gratis en la respectiva tienda de aplicaciones descargar. Afortunadamente, INFOSOFT no utiliza publicidad. Una actualización a Docutain Pro es posible como una compra en la aplicación y costos única vez 4,99 €. Docutain Pro ofrece, entre otras cosas, un escaneo por lotes, una función de recordatorio y la opción de importar archivos PDF. Aquí hay una descripción general de las funciones Pro:

Funciones de Docutain Pro

Además de la aplicación, Docutain también está disponible como Aplicación de Windows. A diferencia de la versión de la aplicación, la versión de escritorio es parte de un Período de prueba de 14 días utilizable de forma gratuita. Después de la fase de prueba, Docutain Desktop se puede utilizar para 24,99 € anual / 2,99 € mensual (Negocio: 199,00 € / 19,99 €). Con la compra de la licencia de escritorio de Windows, Docutain Pro se activa automáticamente en los dispositivos móviles.

Protección del clima

Quienes utilizan Docutain también contribuyen a la protección del clima. Como socio de Proyecto de reforestación Tree-Nation Docutain ayuda a replantar nuestro planeta. Los documentos escaneados son árboles que benefician al proyecto Tree-Nation.

Docutain: así es como apoyamos la protección del clima con su ayuda

En el momento de este artículo, Docutain ya se ha utilizado 14857 árboles contribuido al proyecto! Puede ver cuántos árboles ha contribuido usted mismo a través del elemento del menú "Protección del clima" en la aplicación.

Puede encontrar más información sobre la protección climática de Docutain en: docutain.de/Klimaschutz

resultado de la prueba

clasificación
9.0
10
Conclusión

En conclusión, Docutain es una aplicación de gestión de documentos exitosa. Con Docutain, se pueden escanear y gestionar facturas, recibos, contratos, cartas, tarjetas de visita y casi cualquier otro documento.

Los documentos se pueden digitalizar en poco tiempo. El proceso de escaneado se explica por sí mismo y, en casos excepcionales, es necesario ayudar al posprocesamiento automático. La gestión de documentos está claramente estructurada para que no tenga que buscar mucho el documento deseado. Encontrar en lugar de buscar es la palabra clave aquí.

Particularmente digno de mención es el almacenamiento exclusivamente local de los datos, que también se puede proporcionar con cifrado. Esto garantiza más seguridad y elimina los problemas de protección de datos.

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