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Documentar

Aplicación Docutain en la prueba: escanee y administre documentos

Informe de prueba elaborado por Timo el 20 de noviembre de 2020

Independientemente de si se trata de facturas, albaranes, recetas u otros documentos, con "Docutain" los documentos se pueden escanear y gestionar en muy poco tiempo para que estén disponibles en cualquier lugar. Eché un vistazo más de cerca a la aplicación de gestión de documentos de INFOSOFT GmbH con sede en Koblenz.

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 Prueba: Docutain 

Docutain Best Scanner App 2019

 Privacidad y seguridad  

Antes de instalar la aplicación, quería saber cómo Documentar maneja los datos y qué autorizaciones de acceso requiere la aplicación.

Docutain es una aplicación "Made in Germany" y proviene de INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH con sede en Koblenz. La empresa es transparente en el manejo de los datos.

Todos los datos solo se guardan localmente en el dispositivo final y el usuario también puede cifrarlos. El cifrado evita que terceros lean los documentos en texto plano. Si carga los datos de la aplicación encriptados en la nube, no tiene que preocuparse de que terceros con acceso a la nube también tengan acceso a los documentos. La clave que se utiliza para el cifrado se genera mediante una contraseña introducida por el usuario durante la configuración inicial. Esta contraseña debe recordarse bien, porque para que Docutain pueda garantizar al usuario la máxima seguridad, la contraseña nunca se guarda con Docutain. Por lo tanto, no hay forma de restaurar la contraseña si se pierde.

 Los informes de errores y las estadísticas de uso de la aplicación se almacenan a través de Microsoft App Center. La recopilación de dichos datos de análisis es común, pero es anonimizada y no contiene ningún dato personal.

Los derechos de acceso de la aplicación incluyen la cámara, que se utiliza para escanear documentos, la memoria para almacenar los documentos escaneados y el acceso a Internet, si desea transferir datos a la nube.

 Finalidades y funciones 

 Escaneo fácil y rápido 

Docutain promete hacer frente a cualquier tipo de documento. Los ejemplos de aplicación son:

  • Digitalización de facturas y recibos
  • Gestión de contratos de cualquier tipo
  • Escanear y administrar recetas de periódicos o capturas de pantalla
  • Resumen de instrucciones de funcionamiento
  • Digitalización de tareas y hojas de trabajo

Entonces, para una prueba, tomé una carpeta y escaneé diferentes tipos de documentos.

El primer escaneo fue sorprendentemente rápido y fácil. Sostenga la cámara de su teléfono inteligente sobre el documento, espere la superposición verde y Docutain hará el resto. En modo automático, la aplicación se activa si la alineación es perfecta sin ninguna acción por parte del usuario. En el modo manual, como sugiere el nombre, el usuario tiene que accionar el botón de liberación él mismo.

Las condiciones ideales de iluminación o un fondo de alto contraste no son un requisito previo. En la mayoría de los casos, el escaneo funcionó sin ningún obstáculo. Si la distancia al documento es incorrecta, la aplicación aconseja al usuario que mueva la cámara más cerca del documento. El afilado, corte y alineación se realiza en el posprocesamiento automático. Por supuesto, también es posible realizar su propio procesamiento (corte, rotación, filtrado).

 Administración integral 

Los documentos escaneados se pueden proporcionar con metadatos (nombre, fecha, palabras clave, dirección, monto, relevancia fiscal) y categorizar según el tipo de documento (facturas, recetas, certificados, etc.).

Al igual que en una carpeta clásica, solo digital, todos los documentos almacenados en Docutain se pueden buscar utilizando los metadatos proporcionados. Con la ayuda de OCR (reconocimiento de texto) incluso es posible buscar directamente en el contenido de texto de los documentos. Además, los documentos se pueden compartir desde la aplicación como un PDF con capacidad de búsqueda o como una imagen (JPG).

 PDF y nube 

En principio, Docutain guarda todos los documentos en un formato de archivo que solo se puede abrir con Docutain. La exportación a formato PDF se puede activar a través de la configuración, pero no está disponible para los usuarios de la versión Pro.

Una función práctica que permite utilizar Docutain en todos los dispositivos desde cualquier lugar es la conexión a la nube. Se admiten los siguientes proveedores de nube: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud y ownCloud.

 iOS, Android y Windows 

Docutain se puede instalar en prácticamente cualquier dispositivo. Los usuarios de Apple iOS y Android pueden descargar la aplicación de forma totalmente gratuita desde la tienda de aplicaciones correspondiente. Afortunadamente, INFOSOFT no utiliza publicidad. Una actualización a Docutain Pro es posible mediante una compra desde la aplicación y cuesta 4,99 € una vez. Docutain Pro ofrece, entre otras cosas, un escaneo por lotes, una función de recordatorio y la opción de importar archivos PDF. Aquí hay una descripción general de las funciones Pro:

Funciones de Docutain Pro

Además de la aplicación, Docutain también está disponible como una aplicación de Windows. A diferencia de la versión de la aplicación, la versión de escritorio se puede utilizar de forma gratuita como parte de una fase de prueba de 14 días. Después de la fase de prueba, es posible comprar Docutain Desktop por 24,99 € al año / 2,99 € al mes (negocio: 199,00 € / 19,99 €). Con la compra de la licencia de escritorio de Windows, Docutain Pro se activa automáticamente en los dispositivos móviles.

 Protección del clima 

Quienes utilizan Docutain también contribuyen a la protección del clima. Como socio del proyecto de reforestación Tree-Nation, Docutain está ayudando con la replantación de nuestro planeta. Los documentos escaneados son árboles que benefician al proyecto Tree-Nation.

Docutain: así es como apoyamos la protección del clima con su ayuda

En el momento de escribir este artículo, Docutain ya había contribuido con 14857 árboles al proyecto. Puede ver cuántos árboles ha contribuido usted mismo a través del elemento del menú "Protección del clima" en la aplicación.

Puede encontrar más información sobre la protección climática de Docutain en: docutain.de/Klimaschutz

Conclusión

En conclusión, Docutain es una aplicación de gestión de documentos exitosa. Con Docutain, se pueden escanear y gestionar facturas, recibos, contratos, cartas, tarjetas de visita y casi cualquier otro documento.

Los documentos se pueden digitalizar en poco tiempo. El proceso de escaneado se explica por sí mismo y, en casos excepcionales, es necesario ayudar al posprocesamiento automático. La gestión de documentos está claramente estructurada para que no tenga que buscar mucho el documento deseado. Encontrar en lugar de buscar es la palabra clave aquí.

Particularmente digno de mención es el almacenamiento exclusivamente local de los datos, que también se puede proporcionar con cifrado. Esto garantiza más seguridad y elimina los problemas de protección de datos.

9
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Cómo 1

Cómo 1

  1. Hartmut P.

    22. Marzo 2021 20 en: 38

    la aplicación funciona bien en el teléfono inteligente, un verdadero desastre en Windows 10, se bloquea con regularidad. El servicio tarda de 3 a 5 días, finalmente estoy harto de él.

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