Prueba: Docutain
Privacidad y seguridad
Antes de instalar la aplicación, quería saber cómo Documentar maneja los datos y qué autorizaciones de acceso requiere la aplicación.
Docutain es una aplicación "Made in Germany" y proviene de INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH con sede en Koblenz. La empresa es transparente en el manejo de los datos.
Todos los datos solo se guardan localmente en el dispositivo final y el usuario también puede cifrarlos. El cifrado evita que terceros lean los documentos en texto plano. Si carga los datos de la aplicación encriptados en la nube, no tiene que preocuparse de que terceros con acceso a la nube también tengan acceso a los documentos. La clave que se utiliza para el cifrado se genera mediante una contraseña introducida por el usuario durante la configuración inicial. Esta contraseña debe recordarse bien, porque para que Docutain pueda garantizar al usuario la máxima seguridad, la contraseña nunca se guarda con Docutain. Por lo tanto, no hay forma de restaurar la contraseña si se pierde.
Los informes de errores y las estadísticas de uso de la aplicación se almacenan a través de Microsoft App Center. La recopilación de dichos datos de análisis es común, pero es anonimizada y no contiene ningún dato personal.
Los derechos de acceso de la aplicación incluyen la cámara, que se utiliza para escanear documentos, la memoria para almacenar los documentos escaneados y el acceso a Internet, si desea transferir datos a la nube.
Finalidades y funciones
Escaneo fácil y rápido
Docutain promete hacer frente a cualquier tipo de documento. Los ejemplos de aplicación son:
- Digitalización de facturas y recibos
- Gestión de contratos de cualquier tipo
- Escanear y administrar recetas de periódicos o capturas de pantalla
- Resumen de instrucciones de funcionamiento
- Digitalización de tareas y hojas de trabajo
Entonces, para una prueba, tomé una carpeta y escaneé diferentes tipos de documentos.
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- Espere la superposición verde ...
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- postprocesar el escaneo ...
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- guardar o compartir como PDF / JPG.
El primer escaneo fue sorprendentemente rápido y fácil. Sostenga la cámara de su teléfono inteligente sobre el documento, espere la superposición verde y Docutain hará el resto. En modo automático, la aplicación se activa si la alineación es perfecta sin ninguna acción por parte del usuario. En el modo manual, como sugiere el nombre, el usuario tiene que accionar el botón de liberación él mismo.
Las condiciones ideales de iluminación o un fondo de alto contraste no son un requisito previo. En la mayoría de los casos, el escaneo funcionó sin ningún obstáculo. Si la distancia al documento es incorrecta, la aplicación aconseja al usuario que mueva la cámara más cerca del documento. El afilado, corte y alineación se realiza en el posprocesamiento automático. Por supuesto, también es posible realizar su propio procesamiento (corte, rotación, filtrado).
Administración integral
Los documentos escaneados se pueden proporcionar con metadatos (nombre, fecha, palabras clave, dirección, monto, relevancia fiscal) y categorizar según el tipo de documento (facturas, recetas, certificados, etc.).
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- Lista de documentos recientes
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- Búsqueda completa de documentos
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- Reconocimiento de texto OCR
De manera similar a una carpeta clásica, solo digital, se pueden buscar los metadatos proporcionados en todos los documentos almacenados en Docutain. Con la ayuda de OCR (reconocimiento de texto), es posible incluso buscar directamente en el contenido textual de los documentos. Además, los documentos se pueden compartir desde la aplicación como un PDF con capacidad de búsqueda o como una imagen (JPG).
PDF y nube
En principio, Docutain guarda todos los documentos en un formato de archivo que solo se puede abrir con Docutain. La exportación a formato PDF se puede activar a través de la configuración, pero no está disponible para los usuarios de la versión Pro.
Una función práctica que permite utilizar Docutain en todos los dispositivos desde cualquier lugar es la conexión a la nube. Se admiten los siguientes proveedores de nube: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud y ownCloud.
iOS, Android y Windows
Docutain se puede instalar en prácticamente cualquier dispositivo. Los usuarios de Apple iOS y Android pueden descargar la aplicación de forma totalmente gratuita desde la tienda de aplicaciones correspondiente. Afortunadamente, INFOSOFT no utiliza publicidad. Una actualización a Docutain Pro es posible mediante una compra desde la aplicación y cuesta 4,99 € una vez. Docutain Pro ofrece, entre otras cosas, un escaneo por lotes, una función de recordatorio y la opción de importar archivos PDF. Aquí hay una descripción general de las funciones Pro:
Además de la aplicación, Docutain también está disponible como una aplicación de Windows. A diferencia de la versión de la aplicación, la versión de escritorio se puede utilizar de forma gratuita como parte de una fase de prueba de 14 días. Después de la fase de prueba, es posible comprar Docutain Desktop por 24,99 € al año / 2,99 € al mes (negocio: 199,00 € / 19,99 €). Con la compra de la licencia de escritorio de Windows, Docutain Pro se activa automáticamente en los dispositivos móviles.
Protección del clima
Quienes utilizan Docutain también contribuyen a la protección del clima. Como socio del proyecto de reforestación Tree-Nation, Docutain está ayudando con la replantación de nuestro planeta. Los documentos escaneados son árboles que benefician al proyecto Tree-Nation.
En el momento de escribir este artículo, Docutain ya había contribuido con 14857 árboles al proyecto. Puede ver cuántos árboles ha contribuido usted mismo a través del elemento del menú "Protección del clima" en la aplicación.
Puede encontrar más información sobre la protección climática de Docutain en: docutain.de/protección climática
En conclusión, Docutain es una aplicación de gestión de documentos exitosa. Con Docutain, se pueden escanear y gestionar facturas, recibos, contratos, cartas, tarjetas de visita y casi cualquier otro documento.
Los documentos se pueden digitalizar en poco tiempo. El proceso de escaneado se explica por sí mismo y, en casos excepcionales, es necesario ayudar al posprocesamiento automático. La gestión de documentos está claramente estructurada para que no tenga que buscar mucho el documento deseado. Encontrar en lugar de buscar es la palabra clave aquí.
Particularmente digno de mención es el almacenamiento exclusivamente local de los datos, que también se puede proporcionar con cifrado. Esto garantiza más seguridad y elimina los problemas de protección de datos.
Hartmut P.
22. Marzo 2021 20 a: 38
la aplicación funciona bien en el teléfono inteligente, un verdadero desastre en Windows 10, se bloquea con regularidad. El servicio tarda de 3 a 5 días, finalmente estoy harto de él.
Hans Jürgen Werner
16. Octubre 2021 09 a: 57
Lo que no me gusta es
Los campos de la versión Pc / Handy se enumeran de manera diferente.
Escaneado en la PC debe recuperarse en el teléfono móvil y editarse para que haya un archivo PDF.
Rendimiento del precio por lo demás superior
Martin
20. Noviembre 2021 12 a: 27
Desafortunadamente, la versión de Windows no puede conectarse a Google Drive porque el software está clasificado como inseguro. Desafortunadamente, esto significa que el concepto de sistemas cruzados queda completamente sumergido. Entonces, al final, es más un truco que un DMS real.
Edgar
19. Januar 2022 13 um: 11
Lo que realmente aprecio de Docutain es la simplicidad del proceso de escaneo. Con un smartphone, todo lo que tienes que hacer es tomar una foto del documento, ponerle un título y listo. Tarda 10 segundos y el documento se digitaliza. Sin embargo, para aprovechar todas las ventajas, también debe asignar palabras clave, una fecha de documento y el creador del documento. Todos estos metadatos se pueden asignar como criterio de búsqueda. Si ingresa constantemente todos los metadatos, puede encontrar un documento en segundos. Esto me ha ayudado muchas veces en la vida cotidiana, en situaciones en las que nunca hubiera pensado antes. Buscar en Docutain es fantástico.
La aplicación de Windows me funciona sin ningún problema, no hay bloqueos. La sincronización con GMX Cloud también funciona sin problemas. Esto significa que sus documentos están siempre disponibles en todos los dispositivos y siempre actualizados.
Docutain se ha convertido en una parte integral de mi vida cotidiana. Espero con ansias cada nuevo documento que pueda escanear, ¡en serio!
harry critico
6. Junio 2022 11 a: 25
En Windows 10/Windows 11, el software es un desastre total. Es un software de juego y artesanía. Si necesito minutos para cambiar datos o incluso eliminar registros de datos porque el programa se sincroniza de manera constante y permanente, el programa no se puede usar profesionalmente. Si los errores solo se notan después de meses (!) y luego recibe el mensaje de que está trabajando a toda máquina para corregirlos, no puedo pensar en otra cosa. El hecho de que el programa se pueda usar en absoluto, incluso con los datos existentes, después de que la suscripción comprada (suscripción anual) haya expirado es otra broma. Solo puedo advertir a todos los usuarios profesionales contra este software. Parece estar destinado más a la generación práctica que a los usuarios profesionales de un DMS.
Hoericke
5. Septiembre 2022 09 a: 26
La aplicación para el teléfono inteligente no cuesta 4,99 EUR una vez al final del período de prueba, ¡sino mensualmente! Una suscripción anual cuesta 49,99 EUR.
Hans Jürgen
13. Octubre 2022 10 a: 14
La idea es buena, el resto una mierda. servicio, que es?
Esta mañana una actualización en el celular Android, ahora el programa ya no se puede usar.
Como cliente, te dejas engañar.
El lema parece ser "Lo único que te molesta es el cliente"
Ralf
27. Agosto 2023 12 a: 35
...también mi experiencia: una breve respuesta estándar y luego, si hay más dificultades, un silencio absoluto.
Felipe Dostal
8. Mayo 2023 16 a: 42
Estoy muy insatisfecho con Docutain. La gama de funciones es modesta, el software propenso a errores. La indexación automática de escaneos es inadecuada. Una pena por el tiempo que invertí.
Ciervo
15. Agosto 2023 12 a: 49
Solo puedo estar de acuerdo con los comentarios anteriores. El software ni siquiera me reconoce los archivos PDF duplicados. Además, no puedo ver que la versión de Windows esté fundamentalmente más desarrollada (ver funciones y diseño). No hay ninguna indicación de esto antes de que caduque la suscripción. La suscripción se puede contratar online. Pero no descubrí el botón de cancelación necesario. El cliente debe pagar.
Marx
29. Januar 2024 10 um: 55
No puedo estar de acuerdo con los comentarios anteriores. Estoy muy satisfecho con la aplicación, especialmente con la calidad del escaneo y la variedad de funciones. Recibí una respuesta a una solicitud de soporte después de 2 días.
La empresa ahora también parece ofrecer un SDK para escanear: https://sdk.docutain.com